J’ai trois gros dossiers en cours, le genre qui se mettent dans des chemises en carton à 3cm ou 5cm d’épaisseur. Chaque nouveau document est d’abord numérisé et classé.
J’ai donc la copie de tout ce qui transite. C’est autant pour éviter la perte des originaux que par facilité de gestion, capacité de me référer facilement aux contenus.
Et là depuis deux semaines revient ma vieille marotte de passer au tout numérisé. Pas vraiment de me séparer du papier – vu que l’administration demande encore des originaux – mais de modifier mon processus, mon archivage… de considérer d’abord le numérisé et de n’aller chercher la copie papier au fond d’un carton ou d’un coffre qu’en cas de besoin impérieux.
Je cherche des expérience et j’en trouve peu. On me parle d’Evernote mais c’est une réponse technique. J’en cherche une organisationnelle. Seul lien un peu tangible : un feedback de 2012.
Au niveau du scanner les petits scanner à défilement ont l’air assez top maintenant. Bonne qualité, très compact, recto-verso en une passe. Certains ont même un chargeur avec la possibilité de concaténer d’office dans un seul fichier PDF sans que ce soit fait en manuel, voire un stockage local et une synchronisation WIFI. Reste qu’à 350 € le haut de gamme, ça vaut le coup d’explorer un peu.
Et le papier, on en fait quoi ? On continue de classer en détail ? On sépare en grosse catégories et on laisse en vrac à l’intérieur ? On classe uniquement par date de numérisation pour retrouver plus tard ? ou par date de courrier ? ou par date de fin de conservation ? Faut-il les numéroter pour bien garder une liaison entre le numérique et le papier ? Gardé à la cave ou à distance ? etc.
Et le numérique ? Quid des classements semi-automatiques ? L’OCR est-il vraiment utile pour la recherche ou est-ce que le faible contenu textuel de la plupart des courriers rend ça sans effet ? Je passe du temps à classer en détail ou par grosse catégorie ? Comment est-ce que j’assure la pérennité de mon classement et de mon catalogue (voire de mon indexation) si ça passe par un logiciel et pas simplement par une hiérarchie de dossiers ?
Et en pratique, sur quoi le faites-vous ? où est-ce utile et où est-ce superflu ? allez-vous souvent chercher les originaux papier ? Que numériser et que ne pas numériser ? Téléchargez-vous aussi les documents qui sont déjà numériques et en ligne pour compléter et assurer l’archivage ? si oui, comment ne pas y passer trop de temps et ne pas oublier ?
Bref, nommer des logiciels est bien la dernière de mes interrogations, mais j’ai bien envie de passer le pas si j’arrive à trouver quelques personnes qui me partagent leur expérience.
4 réponses à “Archivage sans papier”
Je peux pas trop t’aider, mise à part te conseiller ce logiciel (https://github.com/jflesch/paperwork), qui permet via l’OCR de rechercher des documents.
Je ne numérise que peu de choses, quand je dois les fournir comme justificatifs et les pièces d’identité (car quand tu voyages, vaut mieux avoir une copie numérique).
Les banques proposent parfois des offres de Coffre Numérique. J’ignore ce que ça vaut.
Je numérise systématiquement tout ce qui a plus d’un an et qui doit être conservé.
Je détruis tout ce que je peux détruire (factures, relevés) – en gros je conserve les contrats, titres de propriété, etc…
Le classement : Basique, répertoires / sous répertoires par thème (banque, edf, sécu…) et les fichiers nommés correctement avec la date dans le nom.
Les administrations qui demandent des originaux ont tout faux, la notion d’original ne veut plus rien dire dès lors que les docs sont en PDF. Imprime deux fois la même facture PDF : c’est laquelle l’originale ?
Et bien évidemment : tous les mois, DEUX backups externalisés sur deux lieux différents (travail, maison).
Malheureusement qu’ils aient tort ou pas ne change pas le problème, sauf à vouloir partir dans de longs conflits, et risquer de les perdre.
Tu numérises avec quoi ? Tu classes par date ou par type ?