Archi­vage sans papier

J’ai trois gros dossiers en cours, le genre qui se mettent dans des chemises en carton à 3cm ou 5cm d’épais­seur. Chaque nouveau docu­ment est d’abord numé­risé et classé.

J’ai donc la copie de tout ce qui tran­site. C’est autant pour éviter la perte des origi­naux que par faci­lité de gestion, capa­cité de me réfé­rer faci­le­ment aux conte­nus.

Et là depuis deux semaines revient ma vieille marotte de passer au tout numé­risé. Pas vrai­ment de me sépa­rer du papier – vu que l’ad­mi­nis­tra­tion demande encore des origi­naux – mais de modi­fier mon proces­sus, mon archi­va­ge… de consi­dé­rer d’abord le numé­risé et de n’al­ler cher­cher la copie papier au fond d’un carton ou d’un coffre qu’en cas de besoin impé­rieux.

Je cherche des expé­rience et j’en trouve peu. On me parle d’Ever­note mais c’est une réponse tech­nique. J’en cherche une orga­ni­sa­tion­nelle. Seul lien un peu tangible : un feed­back de 2012.

Au niveau du scan­ner les petits scan­ner à défi­le­ment ont l’air assez top main­te­nant. Bonne qualité, très compact, recto-verso en une passe. Certains ont même un char­geur avec la possi­bi­lité de conca­té­ner d’of­fice dans un seul fichier PDF sans que ce soit fait en manuel, voire un stockage local et une synchro­ni­sa­tion WIFI. Reste qu’à 350 € le haut de gamme, ça vaut le coup d’ex­plo­rer un peu.

Et le papier, on en fait quoi ? On conti­nue de clas­ser en détail ? On sépare en grosse caté­go­ries et on laisse en vrac à l’in­té­rieur ? On classe unique­ment par date de numé­ri­sa­tion pour retrou­ver plus tard ? ou par date de cour­rier ? ou par date de fin de conser­va­tion ? Faut-il les numé­ro­ter pour bien garder une liai­son entre le numé­rique et le papier ? Gardé à la cave ou à distance ? etc.

Et le numé­rique ? Quid des clas­se­ments semi-auto­ma­tiques ? L’OCR est-il vrai­ment utile pour la recherche ou est-ce que le faible contenu textuel de la plupart des cour­riers rend ça sans effet ? Je passe du temps à clas­ser en détail ou par grosse caté­go­rie ? Comment est-ce que j’as­sure la péren­nité de mon clas­se­ment et de mon cata­logue (voire de mon indexa­tion) si ça passe par un logi­ciel et pas simple­ment par une hiérar­chie de dossiers ?

Et en pratique, sur quoi le faites-vous ? où est-ce utile et où est-ce super­flu ? allez-vous souvent cher­cher les origi­naux papier ? Que numé­ri­ser et que ne pas numé­ri­ser ? Télé­char­gez-vous aussi les docu­ments qui sont déjà numé­riques et en ligne pour complé­ter et assu­rer l’ar­chi­vage ? si oui, comment ne pas y passer trop de temps et ne pas oublier ?

Bref, nommer des logi­ciels est bien la dernière de mes inter­ro­ga­tions, mais j’ai bien envie de passer le pas si j’ar­rive à trou­ver quelques personnes qui me partagent leur expé­rience.