Archi­vage sans papier


J’ai trois gros dossiers en cours, le genre qui se mettent dans des chemises en carton à 3cm ou 5cm d’épais­seur. Chaque nouveau docu­ment est d’abord numé­risé et classé.

J’ai donc la copie de tout ce qui tran­site. C’est autant pour éviter la perte des origi­naux que par faci­lité de gestion, capa­cité de me réfé­rer faci­le­ment aux conte­nus.

Et là depuis deux semaines revient ma vieille marotte de passer au tout numé­risé. Pas vrai­ment de me sépa­rer du papier – vu que l’ad­mi­nis­tra­tion demande encore des origi­naux – mais de modi­fier mon proces­sus, mon archi­va­ge… de consi­dé­rer d’abord le numé­risé et de n’al­ler cher­cher la copie papier au fond d’un carton ou d’un coffre qu’en cas de besoin impé­rieux.

Je cherche des expé­rience et j’en trouve peu. On me parle d’Ever­note mais c’est une réponse tech­nique. J’en cherche une orga­ni­sa­tion­nelle. Seul lien un peu tangible : un feed­back de 2012.

Au niveau du scan­ner les petits scan­ner à défi­le­ment ont l’air assez top main­te­nant. Bonne qualité, très compact, recto-verso en une passe. Certains ont même un char­geur avec la possi­bi­lité de conca­té­ner d’of­fice dans un seul fichier PDF sans que ce soit fait en manuel, voire un stockage local et une synchro­ni­sa­tion WIFI. Reste qu’à 350 € le haut de gamme, ça vaut le coup d’ex­plo­rer un peu.

Et le papier, on en fait quoi ? On conti­nue de clas­ser en détail ? On sépare en grosse caté­go­ries et on laisse en vrac à l’in­té­rieur ? On classe unique­ment par date de numé­ri­sa­tion pour retrou­ver plus tard ? ou par date de cour­rier ? ou par date de fin de conser­va­tion ? Faut-il les numé­ro­ter pour bien garder une liai­son entre le numé­rique et le papier ? Gardé à la cave ou à distance ? etc.

Et le numé­rique ? Quid des clas­se­ments semi-auto­ma­tiques ? L’OCR est-il vrai­ment utile pour la recherche ou est-ce que le faible contenu textuel de la plupart des cour­riers rend ça sans effet ? Je passe du temps à clas­ser en détail ou par grosse caté­go­rie ? Comment est-ce que j’as­sure la péren­nité de mon clas­se­ment et de mon cata­logue (voire de mon indexa­tion) si ça passe par un logi­ciel et pas simple­ment par une hiérar­chie de dossiers ?

Et en pratique, sur quoi le faites-vous ? où est-ce utile et où est-ce super­flu ? allez-vous souvent cher­cher les origi­naux papier ? Que numé­ri­ser et que ne pas numé­ri­ser ? Télé­char­gez-vous aussi les docu­ments qui sont déjà numé­riques et en ligne pour complé­ter et assu­rer l’ar­chi­vage ? si oui, comment ne pas y passer trop de temps et ne pas oublier ?

Bref, nommer des logi­ciels est bien la dernière de mes inter­ro­ga­tions, mais j’ai bien envie de passer le pas si j’ar­rive à trou­ver quelques personnes qui me partagent leur expé­rience.

, ,

4 réponses à “Archi­vage sans papier”

  1. Je ne numérise que peu de choses, quand je dois les fournir comme justificatifs et les pièces d’identité (car quand tu voyages, vaut mieux avoir une copie numérique).

    Les banques proposent parfois des offres de Coffre Numérique. J’ignore ce que ça vaut.

  2. Je numérise systématiquement tout ce qui a plus d’un an et qui doit être conservé.

    Je détruis tout ce que je peux détruire (factures, relevés) – en gros je conserve les contrats, titres de propriété, etc…

    Le classement : Basique, répertoires / sous répertoires par thème (banque, edf, sécu…) et les fichiers nommés correctement avec la date dans le nom.

    Les administrations qui demandent des originaux ont tout faux, la notion d’original ne veut plus rien dire dès lors que les docs sont en PDF. Imprime deux fois la même facture PDF : c’est laquelle l’originale ?

    Et bien évidemment : tous les mois, DEUX backups externalisés sur deux lieux différents (travail, maison).

    • Malheureusement qu’ils aient tort ou pas ne change pas le problème, sauf à vouloir partir dans de longs conflits, et risquer de les perdre.
      Tu numérises avec quoi ? Tu classes par date ou par type ?

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.