Timings en confé­rences

Quelques retours pour les orga­ni­sa­teurs de confé­rences à propos des timings :

Annon­cez que vous respec­te­rez les heures stric­te­ment, faites le.

Respec­ter les timings c’est juste essen­tiel. Quoi qu’il se passe (ou presque), vous commen­cez à l’heure dite, vous finis­sez à l’heure dite. Si ça veut dire écour­ter la session d’un inter­ve­nant, faites le. Si ça veut dire couper un inter­ve­nant qui ne s’ar­rête pas, faites le. Si ça veut dire commen­cer avec une salle qui n’est pas encore complète, faites le.

Si jamais vous avez du prendre du retard. Soit vous annon­cez expli­ci­te­ment partout un nouveau plan­ning en le placar­dant en gros partout, soit vous rattra­pez le retard immé­dia­te­ment (oui, l’in­ter­ve­nant en cours aura une session plus courte, tant pis).

20% du temps pour les ques­tions

Pour les sessions de plus de 20 minutes, prévoyez 20% du temps pour les ques­tions (10% est un strict mini­mum et jamais en dessous de 5 minutes).

Annon­cez-le à l’avance à l’in­ter­ve­nant, sur place sur les plan­ning, mais surtout : Faites le respec­ter, même si ça veut dire couper l’in­ter­ve­nant.

Dans tous les cas, prévoyez et annon­cez un moyen pour le public de discu­ter avec l’in­ter­ve­nant s’il reste des ques­tions en fin de timing.

Gardez les pauses

Pas moins d’1h30 pour déjeu­ner (bien plus si chacun part déjeu­ner à l’ex­té­rieur) et au moins une pause de 20 minutes mini­mum par demie-jour­née. Souve­nez-vous que les gens sont souvent aussi là pour discu­ter et pas que pour écou­ter comme devant une vidéo (sinon ils écou­te­raient des vidéos).

Si vous avez plusieurs salles en paral­lèle, gardez au moins 10 minutes pour chan­ger de salles. Vous ne serez pas les premiers à tenter de mettre juste 5 minutes, pour plein de raisons qui vous semblent excel­lentes. Plein de gens l’ont fait avant vous, ils se sont tous toujours plan­tés.

Lais­ser du temps aux inter­ve­nants

5 minutes suffisent pour faire germer une idée, 20 minutes pour faire passer une émotion. Si vous devez expliquer, appro­fon­dir, faire de la tech­nique, le format de 45–50 minutes est essen­tiel. En dessous vous reste­rez à la surface.

Pour des ateliers c’est 1h30 mini­mum mais je vous encou­rage à envi­sa­ger 2h comme format type.

Commen­cer tôt, finir tôt

Vous pouvez géné­ra­le­ment commen­cer tôt. Annon­cez au moins un accueil tôt le premier jour pour gérer les entrées (ça prend du temps, la plupart des déra­pages de plan­ning commencent à cause de ça).

Par contre ne finis­sez pas après 18h, sinon une partie du public partira avant la fin. Une partie signi­fi­ca­tive du public partira même à 17h30 le dernier jour pour prendre un train ou un avion. Prévoyez votre plan­ning en fonc­tion.