Timings en confé­rences

Quelques retours pour les orga­ni­sa­teurs de confé­rences à propos des timings :

Annon­cez que vous respec­te­rez les heures stric­te­ment, faites le.

Respec­ter les timings c’est juste essen­tiel. Quoi qu’il se passe (ou presque), vous commen­cez à l’heure dite, vous finis­sez à l’heure dite. Si ça veut dire écour­ter la session d’un inter­ve­nant, faites le. Si ça veut dire couper un inter­ve­nant qui ne s’ar­rête pas, faites le. Si ça veut dire commen­cer avec une salle qui n’est pas encore complète, faites le.

Si jamais vous avez du prendre du retard. Soit vous annon­cez expli­ci­te­ment partout un nouveau plan­ning en le placar­dant en gros partout, soit vous rattra­pez le retard immé­dia­te­ment (oui, l’in­ter­ve­nant en cours aura une session plus courte, tant pis).

20% du temps pour les ques­tions

Pour les sessions de plus de 20 minutes, prévoyez 20% du temps pour les ques­tions (10% est un strict mini­mum et jamais en dessous de 5 minutes).

Annon­cez-le à l’avance à l’in­ter­ve­nant, sur place sur les plan­ning, mais surtout : Faites le respec­ter, même si ça veut dire couper l’in­ter­ve­nant.

Dans tous les cas, prévoyez et annon­cez un moyen pour le public de discu­ter avec l’in­ter­ve­nant s’il reste des ques­tions en fin de timing.

Gardez les pauses

Pas moins d’1h30 pour déjeu­ner (bien plus si chacun part déjeu­ner à l’ex­té­rieur) et au moins une pause de 20 minutes mini­mum par demie-jour­née. Souve­nez-vous que les gens sont souvent aussi là pour discu­ter et pas que pour écou­ter comme devant une vidéo (sinon ils écou­te­raient des vidéos).

Si vous avez plusieurs salles en paral­lèle, gardez au moins 10 minutes pour chan­ger de salles. Vous ne serez pas les premiers à tenter de mettre juste 5 minutes, pour plein de raisons qui vous semblent excel­lentes. Plein de gens l’ont fait avant vous, ils se sont tous toujours plan­tés.

Lais­ser du temps aux inter­ve­nants

5 minutes suffisent pour faire germer une idée, 20 minutes pour faire passer une émotion. Si vous devez expliquer, appro­fon­dir, faire de la tech­nique, le format de 45–50 minutes est essen­tiel. En dessous vous reste­rez à la surface.

Pour des ateliers c’est 1h30 mini­mum mais je vous encou­rage à envi­sa­ger 2h comme format type.

Commen­cer tôt, finir tôt

Vous pouvez géné­ra­le­ment commen­cer tôt. Annon­cez au moins un accueil tôt le premier jour pour gérer les entrées (ça prend du temps, la plupart des déra­pages de plan­ning commencent à cause de ça).

Par contre ne finis­sez pas après 18h, sinon une partie du public partira avant la fin. Une partie signi­fi­ca­tive du public partira même à 17h30 le dernier jour pour prendre un train ou un avion. Prévoyez votre plan­ning en fonc­tion.

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4 commentaires

    1. Certainement, et je le ferai, mais je ne pensais pas qu’à Blend (et un écrit public permet d’y faire référence plus tard)

  1. Commencer tôt le premier jour (pour les événements de deux jours ou plus) c’est problématique pour ceux qui viennent en train/avion et qui font le trajet le matin, en vue d’économiser une nuit d’hôtel sur place.
    J’ai déjà raté la première conférence du premier jour, sur certains événements (sur le ParisWeb où j’ai été, par exemple, qui était assez loin en transports de la gare), parce qu’elle commençait trop tôt — et entre rater une conférence et payer une centaine d’euro d’hôtel, surtout lorsqu’il s’agit d’un déplacement « perso »…

    Du coup, je dirais plutôt : commencez tard le premier jour et finissez tôt le second jour ;-)

  2. Commencer tot c’est nul.
    Qui plus est, globalement, plus de 4 conf dans une journée c’est trop.
    On ne se souvient pas des détails de chacune apres.
    Mieux vaut un planning plus light, mais des intervenants de plus grande qualité de que vouloir en mettre toujours plus.

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