Timings en conférences

Quelques retours pour les organisateurs de conférences à propos des timings :

Annoncez que vous respecterez les heures strictement, faites le.

Respecter les timings c’est juste essentiel. Quoi qu’il se passe (ou presque), vous commencez à l’heure dite, vous finissez à l’heure dite. Si ça veut dire écourter la session d’un intervenant, faites le. Si ça veut dire couper un intervenant qui ne s’arrête pas, faites le. Si ça veut dire commencer avec une salle qui n’est pas encore complète, faites le.

Si jamais vous avez du prendre du retard. Soit vous annoncez explicitement partout un nouveau planning en le placardant en gros partout, soit vous rattrapez le retard immédiatement (oui, l’intervenant en cours aura une session plus courte, tant pis).

20% du temps pour les questions

Pour les sessions de plus de 20 minutes, prévoyez 20% du temps pour les questions (10% est un strict minimum et jamais en dessous de 5 minutes).

Annoncez-le à l’avance à l’intervenant, sur place sur les planning, mais surtout : Faites le respecter, même si ça veut dire couper l’intervenant.

Dans tous les cas, prévoyez et annoncez un moyen pour le public de discuter avec l’intervenant s’il reste des questions en fin de timing.

Gardez les pauses

Pas moins d’1h30 pour déjeuner (bien plus si chacun part déjeuner à l’extérieur) et au moins une pause de 20 minutes minimum par demie-journée. Souvenez-vous que les gens sont souvent aussi là pour discuter et pas que pour écouter comme devant une vidéo (sinon ils écouteraient des vidéos).

Si vous avez plusieurs salles en parallèle, gardez au moins 10 minutes pour changer de salles. Vous ne serez pas les premiers à tenter de mettre juste 5 minutes, pour plein de raisons qui vous semblent excellentes. Plein de gens l’ont fait avant vous, ils se sont tous toujours plantés.

Laisser du temps aux intervenants

5 minutes suffisent pour faire germer une idée, 20 minutes pour faire passer une émotion. Si vous devez expliquer, approfondir, faire de la technique, le format de 45–50 minutes est essentiel. En dessous vous resterez à la surface.

Pour des ateliers c’est 1h30 minimum mais je vous encourage à envisager 2h comme format type.

Commencer tôt, finir tôt

Vous pouvez généralement commencer tôt. Annoncez au moins un accueil tôt le premier jour pour gérer les entrées (ça prend du temps, la plupart des dérapages de planning commencent à cause de ça).

Par contre ne finissez pas après 18h, sinon une partie du public partira avant la fin. Une partie significative du public partira même à 17h30 le dernier jour pour prendre un train ou un avion. Prévoyez votre planning en fonction.

4 réponses sur “Timings en conférences”

  1. Commencer tôt le premier jour (pour les événements de deux jours ou plus) c’est problématique pour ceux qui viennent en train/avion et qui font le trajet le matin, en vue d’économiser une nuit d’hôtel sur place.
    J’ai déjà raté la première conférence du premier jour, sur certains événements (sur le ParisWeb où j’ai été, par exemple, qui était assez loin en transports de la gare), parce qu’elle commençait trop tôt — et entre rater une conférence et payer une centaine d’euro d’hôtel, surtout lorsqu’il s’agit d’un déplacement « perso »…

    Du coup, je dirais plutôt : commencez tard le premier jour et finissez tôt le second jour ;-)

  2. Commencer tot c’est nul.
    Qui plus est, globalement, plus de 4 conf dans une journée c’est trop.
    On ne se souvient pas des détails de chacune apres.
    Mieux vaut un planning plus light, mais des intervenants de plus grande qualité de que vouloir en mettre toujours plus.

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