Mes signatures e-mail deviennent de plus en plus brèves. Je signe d’un double tiret et de mes nom et prénom, parfois uniquement le prénom.
C’est déjà totalement superflu – mon nom est déjà indiqué comme expéditeur, et mieux mis en valeur dans n’importe quel logiciel de lecture email que ne le sera jamais la signature – mais je continue par habitude, pour faire comme tout le monde, un peu par peur qu’on me reproche l’impolitesse une absence totale qui ne serait pas encore dans les usages. Un jour j’abandonnerai quand même probablement le peu que je garde, vue l’absence totale de valeur.
Oui, c’est l’usage, mais cet usage de signatures longues et inutiles m’agace significativement, au point qu’il serait malhonnête que j’impose moi-même aux autres plus que le strict minimum. Je remarque d’ailleurs que les conversations les plus collaboratives que j’ai se font souvent avec des échanges sans signature. On se présente une fois, la première, pas à chaque fois qu’on se parle.
Parfois j’indique le nom de la société, quand je n’ai pas d’interaction assez fréquente avec mon interlocuteur pour qu’il sache qui je suis, mais finalement je m’en passe souvent.
Quant au titre, quand bien même mon interlocuteur ne le connais pas déjà, j’en n’en vois souvent plus la valeur. Je l’ajoute encore souvent par principe quand je précise la société, mais je suis mal à l’aise.
Je valorise ce que les gens font et leur rôle dans la discussion, pas leur titre ou leur rôle dans leur propre société. Est-ce vraiment important que je sois CTO, développeur ou chef de projet ? Ce n’est pas ma façon de voir la collaboration et je ne précise mon titre que quand je veux artificiellement donner du poids, impressionner ou jouer sur le côté hiérarchique, parfois sur des communications plus formelles.
Je déteste le parties marketing, annonces d’événements, logos et banières dans les signatures. C’est une plaie dans les échanges un peu long, ça n’apporte rien, et ça transforme chaque message en signal commercial publicitaire. Là encore, peut-être parce que ce n’est pas mon rôle premier, j’ai l’impression que ça fait plus de mal que de bien. Je déteste en recevoir, je ne l’imposerai pas à mes interlocuteurs.
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Il reste l’adresse et le téléphone, oui. Et là il y a un sujet intéressant sur les outils. Pourquoi donnerais-je l’adresse des locaux et mon téléphone ?
J’utilise pourtant bien plus la vidéo conférence par hangout que le téléphone. Quant à recevoir des courriers, je crois que les seuls que j’ai reçu depuis mon arrivée dans la société sont des cartons publicitaires et cartes de vœux.
Mes outils sont asynchrones, électroniques. En interne tout ou presque se fait par Slack. L’externe se fait essentiellement par email, parfois par vidéo-conférence.
Ce n’est pas qu’une lubie. Utiliser le téléphone comme outil principal impliquerait d’avoir un bureau dédié pour ne pas déranger les tiers et de laisser les gens sur messagerie pour ne pas être interrompu en permanence.
Par dessus tout, ça ne fonctionnerait pas dans une organisation collaborative. L’email ou la messagerie permettent de s’adresser à un groupe, avec plusieurs personnes et pas que le-chef-qui-décide. Le cas échéant ces outils permettent de se renseigner pour ensuite répondre de façon éclairée, en asynchrone, ou de faire suivre à la bonne personne.
C’est encore plus vrai pour moi qui ai une vision de facilitateur et d’organisateur, pour coordonner et permettre aux équipes de travailler plutôt que pour décider et faire exécuter. Le bon interlocuteur qui sait et qui agit, c’est rarement moi. Je fais même tout pour que ce ne soit pas moi.
Un coup de fil impromptu à partir du numéro trouvé en signature ? Mais ce serait totalement contre-productif pour tout le monde. En échange je suis réactif pour au moins lire les messages et y répondre immédiatement quand c’est urgent.
Parfois je discute par téléphone, parfois je rencontre les gens en face à face. Dans ce cas là, les coordonnées sont échangées dans l’invitation, ou explicitement dans la discussion, et ça fonctionne très bien.
Pourquoi diable irais-je préciser tout ça dans mes signatures ? Inciter les gens à me laisser un message audio sur répondeur plutôt que d’écrire un e-mail avec les bons groupes en copie ? Inciter les gens à m’envoyer des lamelles d’abres morts par la poste plutôt qu’un document numérisé par email ? Laisser les gens venir au bureau au hasard sans rendez-vous après avoir deviné le code du portail et la porte à laquelle il faut frapper ? (*)
J’ai plus de vidéo-conférences que de discussions téléphoniques et rencontres physiques réunies. Mettez-vous votre identifiant de vidéo-conférence en signature de vos emails ? Précisez-vous votre email personnel en signature de vos courriers papier ? Pourtant c’est l’équivalent de mon côté du téléphone en signature d’email.
En échange je donne mon email, facilement. Il me sert pour discuter, pour envoyer et recevoir des documents, et même d’identifiant pour les vidéo-conférences.
C’est une question de canaux d’échange. Mes outils ne sont plus le téléphone et le courrier. Ça n’aurait juste pas de sens de les répéter à chaque fois que j’échange deux lignes avec quelqu’un.
(*) Pour les non parisiens : oui, à Paris il faut souvent un premier code portail pour accéder aux interphones. Ici précisément nous n’avons non seulement pas d’interphone mais le nom de la société n’apparait nulle part à l’extérieur, pas même sur la porte d’entrée. Venir avec juste une adresse c’est assez aventureux.
Et vous, à quoi ressemblent vos signatures email ? pourquoi ?
7 réponses à “Téléphone, email et signatures”
Hello Éric,
Je pense que tu oublie une fonction de la signature : montrer que le mail est terminé, qu’il n’y a plus rien à lire après. Ça n’a l’air de rien mais ça n’est pas évident.
Hello vous deux,
Je ne suis pas d’accord avec toi concernant la signature qui clôt le mail.
Il m’arrive de devoir reprendre le travail de certaines personnes ou de prendre le train en marche sur certains projets. Du coup, on me met au courant d’échanges/actions préalables, et si je m’en tenais à ton idée, je n’irais jamais voir plus bas les informations réellement utiles. Est-ce une mauvaise façon de faire des mes collègues que de ne pas synthétiser les informations utiles ? Certainement, mais faire changer les méthodes des autres est mission impossible malheureusement…
Concernant mes propres pratiques :
– pour le perso, pas de signature, jamais. Que ça soit pour mon identité numérique (Fitz) ou personnelle, quel que soit le type d’échange (recrutement, achat/vente), je n’en mets pas pour les raisons soulignées dans le billet : le logiciel de messagerie se charge de rappeler qui je suis dans l’en-tête du mail.
– pour le pro, homogénéisation des signatures des employés de l’entreprise oblige, nous avons tous la même avec nom, prénom, fonction, téléphone fixe, adresse mail. J’ai pris le parti de ne pas mettre mon téléphone portable parce que les clients en usent et surtout en abusent. Quant aux bannières de publicités/voeux/etc, hors de question d’en mettre, ça fait déjà assez sapin de noël comme ça…
C’est vrai, je me rends compte que parfois je l’ai utilisée ainsi quand je répondais dans le message. Ça devient toutefois de plus en plus rare. J’ai fini par abdiquer et répondre comme tout le monde, en haut en laissant toute la conversation en citation. Plusieurs raisons à ça, mais ça mérite un autre billet.
>Je ne suis pas d’accord avec toi concernant la signature qui clôt le mail.
Une personne qui fait du top posting débat avec une personne qui ne fait pas de top posting. :)
J’ai eu des signatures d’email trop longues dans ma jeunesse Internet, Maintenant, je donne mon prénom, nom et le lien vers une page Web profil, afin que la personne trouve mes autres informations de contact. IRC, etc.
Aussi pour ceux pour lequel l’archivage est important (comme moi), retrouver un email vieux de 3, 5 ou 15 ans, avoir un élément contextuel permettant de savoir qui est-ce est plutôt bien.
Mais finalement, nom et prénom tu les as déjà dans le « From » de ton email non ? ils sont de plus habituellement repris en haut de chaque citation. Reste le lien vers le profil web. J’ai encore ça dans la signature automatique perso – plus par fainéantise de l’enlever – pas la pro, plus récente et donc sur laquelle j’ai réfléchi
Vous parlez avec vos noms tout simples !
Mon nom complet est plus long que celui qui est affiché par mon e-mail.
Ma société est eZ Systems et le nom de domaine est « juste » ez.no donc, non mon email pro ne donne pas toutes les indications. Et encore, auparavant, les e-mails de mon employeur étaient initiales@domaine : donc sh@ez.no aurait pu être pour moi :-) Pour cause de doublons, cela a changé.
Du coup, la signature révèle mon nom complet, et mon poste (mes responsabilités).
Aussi parfois j’ai été Scrum Master, cela est important pour expliquer d’où je parle quand j’interviens sur un sujet en rapport, et ce n’est pas mon « titre » comme ce qui est sur une carte de visite.
Sans compter que pour indiquer mon Twitter, par exemple, il me faut utiliser mon pseudonyme, toujours pas une information présente dans l’adresse e-mail.
Pour le nom dans l’email j’entendais le champ « From », qui contient aussi du texte. Le mien est « Eric Dxxxxx« . C’est le nom (et non l’email) qui apparaissent partout dans les clients emails.
(je ne réponds pas au reste mais je lis, merci pour la contribution)