Télé­phone, email et signa­tures


Mes signa­tures e-mail deviennent de plus en plus brèves. Je signe d’un double tiret et de mes nom et prénom, parfois unique­ment le prénom.

C’est déjà tota­le­ment super­flu – mon nom est déjà indiqué comme expé­di­teur, et mieux mis en valeur dans n’im­porte quel logi­ciel de lecture email que ne le sera jamais la signa­ture – mais je conti­nue par habi­tude, pour faire comme tout le monde, un peu par peur qu’on me reproche l’im­po­li­tesse une absence totale qui ne serait pas encore dans les usages. Un jour j’aban­don­ne­rai quand même proba­ble­ment le peu que je garde, vue l’ab­sence totale de valeur.

Oui, c’est l’usage, mais cet usage de signa­tures longues et inutiles m’agace signi­fi­ca­ti­ve­ment, au point qu’il serait malhon­nête que j’im­pose moi-même aux autres plus que le strict mini­mum. Je remarque d’ailleurs que les conver­sa­tions les plus colla­bo­ra­tives que j’ai se font souvent avec des échanges sans signa­ture. On se présente une fois, la première, pas à chaque fois qu’on se parle.

Parfois j’in­dique le nom de la société, quand je n’ai pas d’in­te­rac­tion assez fréquente avec mon inter­lo­cu­teur pour qu’il sache qui je suis, mais fina­le­ment je m’en passe souvent.

Quant au titre, quand bien même mon inter­lo­cu­teur ne le connais pas déjà, j’en n’en vois souvent plus la valeur. Je l’ajoute encore souvent par prin­cipe quand je précise la société, mais je suis mal à l’aise.

Je valo­rise ce que les gens font et leur rôle dans la discus­sion, pas leur titre ou leur rôle dans leur propre société. Est-ce vrai­ment impor­tant que je sois CTO, déve­lop­peur ou chef de projet ? Ce n’est pas ma façon de voir la colla­bo­ra­tion et je ne précise mon titre que quand je veux arti­fi­ciel­le­ment donner du poids, impres­sion­ner ou jouer sur le côté hiérar­chique, parfois sur des commu­ni­ca­tions plus formelles.

Je déteste le parties marke­ting, annonces d’évé­ne­ments, logos et banières dans les signa­tures. C’est une plaie dans les échanges un peu long, ça n’ap­porte rien, et ça trans­forme chaque message en signal commer­cial publi­ci­taire. Là encore, peut-être parce que ce n’est pas mon rôle premier, j’ai l’im­pres­sion que ça fait plus de mal que de bien. Je déteste en rece­voir, je ne l’im­po­se­rai pas à mes inter­lo­cu­teurs.

* * *

Il reste l’adresse et le télé­phone, oui. Et là il y a un sujet inté­res­sant sur les outils. Pourquoi donne­rais-je l’adresse des locaux et mon télé­phone ?

J’uti­lise pour­tant bien plus la vidéo confé­rence par hangout que le télé­phone. Quant à rece­voir des cour­riers, je crois que les seuls que j’ai reçu depuis mon arri­vée dans la société sont des cartons publi­ci­taires et cartes de vœux.

Mes outils sont asyn­chrones, élec­tro­niques. En interne tout ou presque se fait par Slack. L’ex­terne se fait essen­tiel­le­ment par email, parfois par vidéo-confé­rence.

Ce n’est pas qu’une lubie. Utili­ser le télé­phone comme outil prin­ci­pal implique­rait d’avoir un bureau dédié pour ne pas déran­ger les tiers et de lais­ser les gens sur messa­ge­rie pour ne pas être inter­rompu en perma­nence.

Par dessus tout, ça ne fonc­tion­ne­rait pas dans une orga­ni­sa­tion colla­bo­ra­tive. L’email ou la messa­ge­rie permettent de s’adres­ser à un groupe, avec plusieurs personnes et pas que le-chef-qui-décide. Le cas échéant ces outils permettent de se rensei­gner pour ensuite répondre de façon éclai­rée, en asyn­chrone, ou de faire suivre à la bonne personne.

C’est encore plus vrai pour moi qui ai une vision de faci­li­ta­teur et d’or­ga­ni­sa­teur, pour coor­don­ner et permettre aux équipes de travailler plutôt que pour déci­der et faire exécu­ter. Le bon inter­lo­cu­teur qui sait et qui agit, c’est rare­ment moi. Je fais même tout pour que ce ne soit pas moi.

Un coup de fil impromptu à partir du numéro trouvé en signa­ture ? Mais ce serait tota­le­ment contre-produc­tif pour tout le monde. En échange je suis réac­tif pour au moins lire les messages et y répondre immé­dia­te­ment quand c’est urgent.

Parfois je discute par télé­phone, parfois je rencontre les gens en face à face. Dans ce cas là, les coor­don­nées sont échan­gées dans l’in­vi­ta­tion, ou expli­ci­te­ment dans la discus­sion, et ça fonc­tionne très bien.

Pourquoi diable irais-je préci­ser tout ça dans mes signa­tures ? Inci­ter les gens à me lais­ser un message audio sur répon­deur plutôt que d’écrire un e-mail avec les bons groupes en copie ? Inci­ter les gens à m’en­voyer des lamelles d’abres morts par la poste plutôt qu’un docu­ment numé­risé par email ? Lais­ser les gens venir au bureau au hasard sans rendez-vous après avoir deviné le code du portail et la porte à laquelle il faut frap­per ? (*)

J’ai plus de vidéo-confé­rences que de discus­sions télé­pho­niques et rencontres physiques réunies. Mettez-vous votre iden­ti­fiant de vidéo-confé­rence en signa­ture de vos emails ? Préci­sez-vous votre email person­nel en signa­ture de vos cour­riers papier ? Pour­tant c’est l’équi­valent de mon côté du télé­phone en signa­ture d’email.

En échange je donne mon email, faci­le­ment. Il me sert pour discu­ter, pour envoyer et rece­voir des docu­ments, et même d’iden­ti­fiant pour les vidéo-confé­rences.

C’est une ques­tion de canaux d’échange. Mes outils ne sont plus le télé­phone et le cour­rier. Ça n’au­rait juste pas de sens de les répé­ter à chaque fois que j’échange deux lignes avec quelqu’un.

(*) Pour les non pari­siens : oui, à Paris il faut souvent un premier code portail pour accé­der aux inter­phones. Ici préci­sé­ment nous n’avons non seule­ment pas d’in­ter­phone mais le nom de la société n’ap­pa­rait nulle part à l’ex­té­rieur, pas même sur la porte d’en­trée. Venir avec juste une adresse c’est assez aven­tu­reux.


Et vous, à quoi ressemblent vos signa­tures email ? pourquoi ?

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7 réponses à “Télé­phone, email et signa­tures”

  1. Hello Éric,

    Je pense que tu oublie une fonction de la signature : montrer que le mail est terminé, qu’il n’y a plus rien à lire après. Ça n’a l’air de rien mais ça n’est pas évident.

    • Hello vous deux,

      Je ne suis pas d’accord avec toi concernant la signature qui clôt le mail.
      Il m’arrive de devoir reprendre le travail de certaines personnes ou de prendre le train en marche sur certains projets. Du coup, on me met au courant d’échanges/actions préalables, et si je m’en tenais à ton idée, je n’irais jamais voir plus bas les informations réellement utiles. Est-ce une mauvaise façon de faire des mes collègues que de ne pas synthétiser les informations utiles ? Certainement, mais faire changer les méthodes des autres est mission impossible malheureusement…

      Concernant mes propres pratiques :
      – pour le perso, pas de signature, jamais. Que ça soit pour mon identité numérique (Fitz) ou personnelle, quel que soit le type d’échange (recrutement, achat/vente), je n’en mets pas pour les raisons soulignées dans le billet : le logiciel de messagerie se charge de rappeler qui je suis dans l’en-tête du mail.
      – pour le pro, homogénéisation des signatures des employés de l’entreprise oblige, nous avons tous la même avec nom, prénom, fonction, téléphone fixe, adresse mail. J’ai pris le parti de ne pas mettre mon téléphone portable parce que les clients en usent et surtout en abusent. Quant aux bannières de publicités/voeux/etc, hors de question d’en mettre, ça fait déjà assez sapin de noël comme ça…

    • C’est vrai, je me rends compte que parfois je l’ai utilisée ainsi quand je répondais dans le message. Ça devient toutefois de plus en plus rare. J’ai fini par abdiquer et répondre comme tout le monde, en haut en laissant toute la conversation en citation. Plusieurs raisons à ça, mais ça mérite un autre billet.

  2. >Je ne suis pas d’accord avec toi concernant la signature qui clôt le mail.

    Une personne qui fait du top posting débat avec une personne qui ne fait pas de top posting. :)

    J’ai eu des signatures d’email trop longues dans ma jeunesse Internet, Maintenant, je donne mon prénom, nom et le lien vers une page Web profil, afin que la personne trouve mes autres informations de contact. IRC, etc.

    Aussi pour ceux pour lequel l’archivage est important (comme moi), retrouver un email vieux de 3, 5 ou 15 ans, avoir un élément contextuel permettant de savoir qui est-ce est plutôt bien.

    • Mais finalement, nom et prénom tu les as déjà dans le « From » de ton email non ? ils sont de plus habituellement repris en haut de chaque citation. Reste le lien vers le profil web. J’ai encore ça dans la signature automatique perso – plus par fainéantise de l’enlever – pas la pro, plus récente et donc sur laquelle j’ai réfléchi

  3. Vous parlez avec vos noms tout simples !
    Mon nom complet est plus long que celui qui est affiché par mon e-mail.

    Ma société est eZ Systems et le nom de domaine est « juste » ez.no donc, non mon email pro ne donne pas toutes les indications. Et encore, auparavant, les e-mails de mon employeur étaient initiales@domaine : donc sh@ez.no aurait pu être pour moi :-) Pour cause de doublons, cela a changé.

    Du coup, la signature révèle mon nom complet, et mon poste (mes responsabilités).
    Aussi parfois j’ai été Scrum Master, cela est important pour expliquer d’où je parle quand j’interviens sur un sujet en rapport, et ce n’est pas mon « titre » comme ce qui est sur une carte de visite.

    Sans compter que pour indiquer mon Twitter, par exemple, il me faut utiliser mon pseudonyme, toujours pas une information présente dans l’adresse e-mail.

    • Pour le nom dans l’email j’entendais le champ « From », qui contient aussi du texte. Le mien est « Eric Dxxxxx « . C’est le nom (et non l’email) qui apparaissent partout dans les clients emails.

      (je ne réponds pas au reste mais je lis, merci pour la contribution)

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