Une année de free­lance — volet finan­cier

J’avais fait plusieurs billets sur mes études de coûts et compa­rai­sons entre travailleur indé­pen­dant et sala­rié. Je suis en train de boucler ma première année donc il était temps de faire un petit retour sur les chiffres.

Je ne prétends bien entendu aucune univer­sa­lité. J’ai fait des choix que certains consi­dé­re­ront luxueux, non perti­nents, ou qui simple­ment ne s’adap­te­ront pas à toutes les expé­riences.

Dans tous les cas, c’est aménagé pour ma struc­ture (SASU). Les auto-entre­pre­neurs auront des choix et calculs proba­ble­ment très diffé­rents vu qu’ils payent des coti­sa­tions sociales sur leurs frais et ne se font pas forcé­ment rembour­ser la TVA.

Première année

Temps facturé

J’ai commencé avec un client à ~3 jours factu­rés par semaine. Au final la pres­ta­tion a duré, au point qu’on a envi­sagé un CDI interne et le dernier trimestre s’est fait à plein temps (bon, c’est un peu plus complexe que ça mais je vous passe les détails.

Au total je n’ai pas vrai­ment eu de trou non facturé faute de client, même si j’au­rais parfois aimé dépas­ser le temps partiel prévu les premiers mois. Je n’ai pas eu non plus à courir après diffé­rents clients pour me faire payer ou établir les contrats. J’ai d’ailleurs toujours été payé sous 1 à 3 mois sans menaces (mais parfois avec plusieurs relances, consi­dé­rant que le délai contrac­tuel était de 1 mois). Ce temps gagné je l’ai prin­ci­pa­le­ment passé en temps de travail non facturé en faveur de mon gros client.

Sur envi­ron 11 mois j’ai facturé entre 155 et 160 jours. J’ai expli­ci­te­ment indiqué une dizaine de jours travaillés non factu­rés sous forme de remise commer­ciale mais ça reste bien en deça de la réalité. Mettons que j’ai du passer faci­le­ment 30 jours de plus hors factu­ra­tion (pour faire arri­ver les projets, parce que je ne me vois pas jouer les absents quand il y a un besoin, etc.)

Un seul client c’est assez peu de temps commer­cial mais il faut en comp­ter quand même. J’ai du passer quelques jours pour initier et négo­cier la pres­ta­tion, puis redis­cu­ter tarifs ou suite tout au long de l’an­née. J’étais avec une visi­bi­lité assez réduite sur l’en­ga­ge­ment des mois suivants donc j’ai aussi fait un peu de pros­pec­tion parfois (mais vrai­ment le mini­mum). Avec plus de clients ça doit être un vrai poste mensuel.

De la même manière, je n’ai pas eu de jour­née blanche à attendre un client ou qui se révèle impos­sible à factu­rer pour plein de mauvaises raisons. Je ne les ai pas compté vu que j’étais en temps partiel et donc que c’est passé presque sans que ça ne se voit mais j’ai quand même eu des jour­nées « impos­sible de travailler vu mon état de santé ». À ne pas oublier.

Là dessus il faut ajou­ter le temps admi­nis­tra­tif. Très diffi­cile de faire moins d’une demie-jour­née par mois, rien qu’à établir les factures, faire le suivi, collec­ter et numé­ri­ser tous les justi­fi­ca­tifs, et tout saisir en ligne. J’ima­gine que j’au­rai encore un bon jour au moment de la clôture et j’ai déjà passé quelques jours pour me docu­men­ter sur les ques­tions fiscales. Je ne sais pas si je dois le dire mais j’ai passé aussi un temps signi­fi­ca­tif à cher­cher et passer commande pour mon mobi­lier et tout ce que j’ai acheté. Ça parait « en plus » mais c’est quand même quelque part du temps que j’ai passé sur la société. Au final je ne serai pas étonné d’avoir passé 15 jours sur de l’ad­mi­nis­tra­tif et « temps lié à mon acti­vité profes­sion­nelle » (esti­ma­tion au gros doigt mouillé).

Temps effec­tif travaillé et facturé	155 jours
Temps effec­tif travaillé mais non facturé (volon­tai­re­ment)	30 jours
Temps commer­cial et pros­pec­tion	6 jours
Temps perdu non facturé / jour­née blanche	–
Temps mala­die / inca­pa­cité	6 jours
Temps admi­nis­tra­tif et temps annexe à la société	15 jours
Temps libre / congés hors week-end et jours fériés	40 jours

Au final une semaine de congés de plus qu’un cadre syntec avec ses 5 semaines de congés et ses 10 jours de RTT, alors que sur le papier j’ai travaillé l’es­sen­tiel de l’an­née à temps partiel. Atten­tion toute­fois, je n’ai décompté sérieu­se­ment que les jours factu­rés, le reste est vrai­ment de l’es­ti­ma­tif avec une marge d’er­reur gigan­tesque.

Les reve­nus

La pres­ta­tion a commencé à un tarif correct pour du long terme même si en dessous de ma cible, parce que c’était le premier à me faire confiance mais aussi au regard de l’ac­ti­vité (open source, utilité sociale, inté­rêt person­nel, etc.). Ce tarif a baissé de 25% quand on est passé à plein temps et qu’on a acté l’is­sue sous forme de CDI (en gros pour corres­pondre au coût entre­prise du CDI qui suivrait).

Je ne sais pas encore comment je vais sortir ces reve­nus. Proba­ble­ment une partie en salaire sur les derniers mois de l’an­née civile (avec envi­ron les mêmes coti­sa­tions que pour un sala­rié clas­sique, donc quelque chose comme 55% de net avant impôts sur le revenu) et une partie en divi­dendes (il faut payer 0, 14 ou 28% d’im­pôts sur les socié­tés suivant le palier, puis la flat tax à 30% qui couvre à la fois les coti­sa­tions sociales et l’im­pôt sur le revenu). Oui, les auto-entre­pre­neurs doivent rigo­ler à me voir avec ce niveau de fisca­lité mais il y avait de bonnes raisons pour cela.

D’ailleurs, note fiscale : Il y a poten­tiel­le­ment une formule inté­res­sante pour ceux qui ont créé leur SAS en 2018 et qui projettent d’être sala­rié par une autre struc­ture en 2019. Avec l’ar­ri­vée du prélè­ve­ment à la source, l’im­pôt sur le revenu lié aux salaires de 2018 sera remboursé si vos montants trai­te­ments et salaire 2019 sont égaux ou supé­rieurs à ceux de 2018. C’est le cas pour tout le monde, mais dans votre cas ça veut dire qu’ex­cep­tion­nel­le­ment l’op­tion « salaire » est plus avan­ta­geuse fisca­le­ment que l’op­tion « divi­dendes » (et qu’en plus ça vous ouvre des droits retraite et mala­die, ce que les divi­dendes en feront pas).

Inves­tis­se­ments, frais et taxes

Envi­ron 8 000 € hors TVA (elle est rembour­sée pour les SAS) de frais fixes, dont envi­ron 25% refac­tu­rés. Pour obte­nir le net, il faut bien évidem­ment reti­rer aussi l’éven­tuel impôt sur les socié­tés, les coti­sa­tions sociales, et l’im­pôt sur le revenu si vous allez jusque là.

Tran­sport et restau­ra­tion : J’ha­bite à Lyon, je me déplace sur Paris. Tran­sport et restau­ra­tion sont logique­ment le plus grand poste, avec respec­ti­ve­ment 2 100 et 350 €. L’es­sen­tiel est refac­turé au client donc je ne sais cepen­dant pas si ça compte vrai­ment.

Parce que je n’avais pas envie de comp­ter à l’euro près et justi­fier chaque sand­wich ou restau­rant, et parce que je voulais une façon de venti­ler les coûts de l’abon­ne­ment SNCF qui était béné­fique pour tout le monde, j’ai choisi de refac­tu­rer ces frais au forfait en fonc­tion de mon premier dépla­ce­ment. Au total j’ai refac­turé dans les 1 900 €, lais­sant 550 € à ma charge. Pas très bon calcul pour moi, tant mieux pour mon client.

Conseil : Les abon­ne­ments fréquence SNCF sont très vite rentables. Le 50% se rembourse à moins d’une dizaine d’al­ler-retour dans l’an­née, même en consi­dé­rant que vous auriez parfois quand même eu des réduc­tions ponc­tuelles. Pour le même prix ça vous donne une flexi­bi­lité totale avec la possi­bi­lité de prendre vos billets en dernière minute et les annu­ler ou repor­ter sans frais. J’en vois encore qui ne prennent pas la carte, à mon avis vous faites erreur.

Mobi­lier et maté­riel : Les deux gros postes choi­sis sont tout ce qui est lié à l’équi­pe­ment du bureau et l’équi­pe­ment infor­ma­tique/élec­tro­nique. Au total j’ai 1 100 € pour le bureau et le mobi­lier, 400 € pour l’élec­tro­nique, hors taxes.

C’est beau­coup, d’au­tant que je n’ai pas eu à renou­ve­ler mon poste infor­ma­tique ou mes écrans, qui allaient très bien. J’ai fait le choix d’in­ves­tir dans une chaise ergo­no­mique, un bureau assis/debout élec­trique, un bon venti­la­teur sur pied silen­cieux, un casque blue­tooth, et j’ai eu à renou­ve­ler mon télé­phone portable. J’ai pris du haut de gamme sur beau­coup de choses, parce que c’est mon envi­ron­ne­ment de travail, mais rien n’oblige à inves­tir autant.

Comp­table, assu­rance, banque : Viennent ensuite les postes presque obli­ga­toires que sont le comp­table (entre 1 600 et 1 800 € hors taxes annuels), la mutuelle (1 100 € pour toute la famille, consi­dé­rant que ça ne repré­sente que trois trimestres, j’étais couvert autre­ment pendant une part de l’an­née), le compte bancaire avec les frais asso­ciés (200 €) et les frais de créa­tion de la société (310 €).

Logi­ciels, services, consom­mables : Le reste ce sont les logi­ciels, frais serveurs et autres abon­ne­ments (250 €) et un chouia de pape­te­rie (25 €).

Je n’ai pas de frais de loyer. Je me vois mal en cowor­king sachant que je suis en visio plus de la moitié du temps (sauf à louer un bureau dédié mais je ne vois alors pas trop l’in­té­rêt). Pour ceux qui veulent opti­mi­ser et qui travaillent de chez eux, il doit y avoir moyen de louer leur pièce à leur société. Je ne suis pas allé jusque là.

Tran­sport (y compris refac­tu­rés)	2 100 €
Repas (y compris refac­tu­rés)	350 €
Mobi­lier et équi­pe­ment bureau	1 100 €
Maté­riel élec­tro­nique	400 €
Poste infor­ma­tique (exis­tant)	0 €
Comp­table	1 700 €
Mutuelle (3 trimestres)	1 100 €
Banque, compte et frais	200 €
Créa­tion société	300 €
Logi­ciels, serveurs et abon­ne­ments	250 €
Pape­te­rie et consom­mables	25 €
Loyer et charges bureau (non factu­rés)	0 €
Taxes (esti­ma­tion CFE)	500 €

Projec­tion sur une année stan­dard

Là j’ai eu une première année avec des frais partiels, j’ai investi sur certains postes et en ai eu d’autres vides excep­tion­nel­le­ment. Diffi­cile d’en tirer des conclu­sions sur un rythme de croi­sière. Du coup voici une tenta­tive sur un éven­tuel budget prévi­sion­nel annuel (montants hors TVA, j’ai sorti les frais de dépla­ce­ment poten­tiel­le­ment refac­tu­rés) :

Repas non refac­tu­rés	800 €
Tran­sport non refac­tu­rés	1 000 €
Confé­rences	2 000 €
Forma­tion	2 000 €
Comp­table	2 000 €
Banque	250 €
Mutuelle	1 500 €
Assu­rance	500 €
Logi­ciels et abon­ne­ments	500 €
Mobi­lier et équi­pe­ment bureau	350 €
Équi­pe­ment élec­tro­nique et tele­com	350 €
Équi­pe­ment infor­ma­tique	1 000 €
Consom­mables, papè­te­rie et publi­cité	200 €
Loyer et charges bureau	0 €
Taxes (esti­ma­tion CFE)	500 €

Oui, j’ai tendance à prévoir des budgets suréva­lués et à prendre parfois des options haut de gamme mais on est dans les 13 000 € hors TVA sachant que les lignes d’équi­pe­ment sont des montant déjà amor­tis, donc une moyenne lissée par année. Rappor­tés aux jours factu­rés on est déjà entre 75 et 100 € par jour facturé.

Tran­sports non refac­tu­rés : 1 000 € de trans­ports non refac­tu­rés c’est une moitié de carte fréquence annuelle Lyon-Paris, quelques trajets pour pros­pec­tion et d’autres qui sont à ma charge parce que j’au­rai choisi d’être en vacance plus loin que prévu (et sans la réduc­tion de l’abon­ne­ment fréquence).

Repas non refac­tu­rés : Là j’ai eu un client toute l’an­née. Clai­re­ment j’ai retenu une chose c’est que le temps commer­cial était impor­tant. Si on veut se faire un réseau, le main­te­nir, il faut rencon­trer au moins une personne par semaine. 1 000 € de repas c’est un déjeu­ner ou diner par semaine travaillée, parfois juste un café mais parfois il faudra payer pour les deux.

Confé­rences et forma­tions : Je n’ai pas eu à payer confé­rences et forma­tions cette année. Si je compte trois confé­rences avec trans­port et héber­ge­ment et une forma­tion experte dans les mêmes condi­tions, on chiffre très vite à 1 500 ou 2 000 € pour les deux postes. Après il suffit que je décide de ne pas faire de forma­tion ou d’être invité en confé­rence pour que d’un coup ça passe à zéro mais je préfère prévoir le budget pour ne pas y renon­cer.

Admi­nis­tra­tif (comp­table, banque, assu­rances) : On est globa­le­ment sur les mêmes frais que cette année modulo les augmen­ta­tions, les frais annexes et les pertes de réduc­tions dues à la première année. J’ai aussi ajouté les 500 € d’as­su­rance pour la respon­sa­bi­lité civile profes­sion­nelle. Faire le réca­pi­tu­la­tif de fin d’an­née vient de me rappe­ler que je n’ai toujours pas donné suite aux devis et que je ne suis pas couvert (même si l’as­su­rance n’est pas obli­ga­toire, prenez-la).

Abon­ne­ments et logi­ciels :  J’ai grossi les logi­ciels et abon­ne­ments parce que j’ai fini par les faire porter par la société tard dans l’an­née et que je n’ai pas encore tout ce qui est dans ma cible. Rien qu’une sauve­garde en ligne, un serveur en ligne, un peu de stockage sur le cloud, plus quelques licences, noms de domaine et tout ce qui va avec, on chiffre vite. Bon, c’est peut-être un peu sur-estimé mais vu les autres montants je n’ai pas envie de calcu­ler à 50 € près.

Mobi­lier et équi­pe­ment de bureau : Le mobi­lier j’ai 1 100 € cette année. J’ima­gine qu’il peut rester une lampe, une étagère ou biblio­thèque, des stores à chan­ger ou je ne sais quoi du style. Mettons 1500 € sur le total. Tout ça est censé durer 10 ans mais je ne me vois pas prévoir sur une telle durée alors j’amor­tis sur 5 ans. C’est énorme parce que j’ai fait des choix de haut de gamme cette année mais je pense être plutôt sous-estimé en ne me lais­sant que 400 € cumulé sur les quatre années suivantes.

Équi­pe­ment élec­tro­nique et télé­com : J’en­tends là tout ce qui est acces­soire à mon poste de travail. C’est un smart­phone person­nel mais aussi poten­tiel­le­ment du maté­riel de test à ache­ter d’oc­ca­sion (ipad, iphone, android, windows…), un casque audio, une webcam grand angle, etc. J’es­père faire durer tout bien plus long­temps mais je donne un amor­tis­se­ment sur 3 ans à l’élec­tro­nique vu que ça tomber en panne, être cassé, être perdu, être volé, etc bien avant la fin de vie « normale ». Là aussi on peut être plus frugal mais je ne crois pas que je sur-évalue tant que ça mon futur. Disons que je doute que ça tombe sous les 200 € de toutes façons.

Équi­pe­ment infor­ma­tique : Reste l’équi­pe­ment infor­ma­tique prin­ci­pal. Je compte un poste portable mac haut de gamme avec l’apple care, deux écrans haut de gamme, les acces­soires, proba­ble­ment un système de disque local. Le set-up complet fait proba­ble­ment 4 000 € hors taxes (et heureu­se­ment que je n’ai pas à tout ache­ter d’un coup en début d’ac­ti­vité). Pour les mêmes raisons que plus haut je compte un amor­tis­se­ment sur 4 ans même si une partie du maté­riel devrait bien évidem­ment durer plus long­temps. Pour peu que je force un renou­vel­le­ment à 4 ans pour des ques­tions de confort, de perfor­mance ou simple­ment de faiblesse face aux sirènes du marke­ting et des nouvelles tech­no­lo­gies, ça peut même finir à plus de 1 000 € annuels.

Consom­mables, pape­te­rie, publi­cité : Je n’ai quasi­ment rien à mon budget cette année, mais essen­tiel­le­ment parce qu’on a confondu la maison et la société, et tout payé côté perso. Je consomme déjà un cahier par mois, que je prends de bonne qualité parce que sinon ça ne me donne pas envie d’écrire dedans. Mettons un jeu de cartouches jet d’encre par an, du papier, quelques stylos, des cartes de visite de très bonne qualité, peut-être quelques impres­sions plaquette ou stickers. 200 € c’est très arbi­traire, mais ça ne sera pas 20 € tous les ans.

Loyer : Le télé­tra­vail me pèse. Je préfère nette­ment un bureau avec des gens mais les opens­pace de cowor­king me sont inac­ces­sibles consi­dé­rant que je passe la moitié de ma jour­née à parler en visio et que je ne me vois pas payer une salle dédiée pour fina­le­ment rester seul comme si j’étais chez moi. Peut-être que je me loue­rai ma pièce de bureau à ma société mais ça a juste un impact fisca­lité, je ne le compte pas en vrai frais ici.

Pour autant, atten­tion à bien le comp­ter quand vous détaillez vos frais à quelqu’un qui discute vos tarifs ou quand vous réflé­chis­sez à créer votre struc­ture : Ça vous occupe bien une pièce que vous ne pouvez plus vrai­ment dédier à un autre usage, même l’uti­li­ser en chambre d’ami pour héber­ger quelqu’un ponc­tuel­le­ment est compliqué. Vous payez ou avez payé une pièce rien que pour ça et vous aurez à le faire à nouveau si vous cher­chez à démé­na­ger. Ce n’est pas magique­ment gratuit (enfin sauf si vous travaillez depuis votre lit ou depuis le canapé du salon, mais je ne le conseille pas).

Et vous ?

J’ima­gine que ma projec­tion de 13 000 € de frais est dans le haut du panier et que certains auto-entre­pre­neurs doivent être sous les 2 000 €, mais je suis curieux de voir quelles sont les grosses diffé­rences et si vous avez des postes que j’ai oublié.

Pareil sur les temps travaillé. Je m’at­ten­dais à pouvoir factu­rer plus mais je me rends compte que même à plein temps, c’est fran­che­ment diffi­cile de factu­rer plus de 180 jours. Pour ceux qui font des missions courtes, j’ima­gine que plus 120/140 doit assez rapi­de­ment deve­nir diffi­cile.

Vous m’en dites un peu plus ici ? Quitte à faire vous-même un long billet chez vous ensuite.