🎯 Objectif : Éviter de prendre du temps à tout le monde dans des réunions qui n’apportent pas grand chose.
Et en même temps, je ne supprime pas ces réunions. Elles sont souvent essentielles à la vie collective de l’entreprise. En plus du simple aspect social, elles font émerger des interactions et des idées qui ne verraient pas le jour autrement.
On garde la réunion mais on cherche à gagner en maturité
| 1 | Chacun arrive. On fait un tour de table pour faire parler tout le monde. Quand il manque des informations, on s’engage à aller les chercher pour la prochaine fois. |
| 2 | Chacun prépare son intervention à l’avance. Le tour de table est plus fluide. On évite d’oublier de dire des choses. Un CR est créé puis partagé avec les décisions prises et les actions à prendre pour la prochaine fois. |
| 3 | Chacun prépare son intervention et donne les informations par écrit en amont de la réunion. Ces informations sont lues par tous les participants avant la réunion, ce qui permet de réagir au bon endroit, arriver avec les bonnes questions ou les bons chiffres, et avoir des discussions de qualité. Un CR est créé puis partagé avec les décisions prises et les actions à prendre pour la prochaine fois. Les actions sont suivies de réunion en réunion. |
| 4 | Chacun prépare son intervention et donne les informations par écrit en amont de la réunion. Ces informations sont lues par tous les participants. Les participants réagissent par écrit en amont de la réunion avec leurs questions, feedbacks ou demandes d’information, ce qui permet d’avoir les éléments de réponse lors de la réunion. On n’aborde en réunion que ce qui a généré une demande de discussion ou qui nécessite décision. Le reste n’est pas abordé à l’oral et est considéré comme lu, compris et accepté. Un CR est créé puis partagé avec les décisions prises et les actions à prendre pour la prochaine fois. Les actions sont suivies de réunion en réunion. |
| 5 | Les sujets sont partagés et échangés par écrit en asynchrone au jour le jour. S’ils ne nécessitent pas beaucoup d’échange, ils sont traités en asynchrone. Les conclusions sont écrites explicitement dans le fil de discussion concerné. Chacun envoie son résumé régulier par écrit avant la réunion. Sont ajoutés les sujets asynchrones qui restent sans conclusion. Les participants réagissent à ce qu’ils veulent voir abordé lors de la réunion. Les sujets qui ne concernent que deux personnes sont abordés hors de la réunion par les concernés et les conclusions sont ensuite repartagées par écrit. On aborde les autres sujets par ordre d’importance en fonction des réaction. Les sujets qui prennent trop de temps ou ne sont pas assez matures sont renvoyés dans des réunions ad-hoc avec les personnes concernées. Un CR est créé puis partagé avec les décisions prises et les actions à prendre pour la prochaine fois. Les actions sont suivies de réunion en réunion. |
Laisser un commentaire