Du temps de pape­rasse

On m’avait dit « ne sous-estimes pas le temps admi­nis­tra­tif ».

Fran­che­ment je n’ai quasi­ment rien. J’ai un seul client, qui me paye dans les 30 jours sans que j’ai besoin de le relan­cer. Pas de commer­cial à faire.

J’ai un comp­table qui s’oc­cupe de toutes les décla­ra­tions. Il me propose un logi­ciel bien fait où je peux quali­fier chaque dépense profes­sion­nelle et enre­gis­trer chaque frais person­nel que je veux me faire rembour­ser.

Sur ce même logi­ciel je peux anno­ter les quelques entrées / sorties de mon compte en banque pour véri­fier ce qu’il se passe. Je vois en même temps mes factures être payées.

Et bien avec ce scéna­rio idéal, je passe une demi-jour­née par mois sur l’ad­mi­nis­tra­tif, rien que pour la gestion courante.

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Une facture c’est comp­ter mon temps, éditer un gaba­rit pour créer le docu­ment, véri­fier le résul­tat, contre-véri­fier (oui, je sais), puis l’en­voyer, véri­fier qu’elle est payée… et avec le bon montant.

Une bête note de restau­rant ou de ticket de trans­port c’est penser à la garder dans le porte­feuille, une fois par mois toutes les sortir, les clas­ser. Sur chacune saisir la date, le montant, la tva et sa raison d’être — et parfois déco­der un ticket à moitié effacé prend un petit moment. Puis on scanne, parce que juste­ment ça a tendance à s’ef­fa­cer tout seul assez rapi­de­ment, on agrafe et on classe. Même chose avec les factures en ligne. Pas besoin de scan mais il faut aller cher­cher la facture, parfois pas immé­dia­te­ment dispo­nible. Dans les deux cas le fichier numé­rique doit ensuite être nommé avec une nomen­cla­ture qu’on retrou­vera, puis archivé.

Une fois par mois il faut poin­ter les entrées-sorties bancaires, asso­cier les justi­fi­ca­tifs aux dépenses ou aux recettes.

Et puis il y a tout l’ac­ces­soire : La mutuelle, les décla­ra­tions faites par le comp­table, la banque, etc.

Tout ça n’est pas grand chose mais on y passe bien une demie-jour­née par mois. Si vous avez du commer­cial ou plusieurs clients à gérer en paral­lèle, des relances à faire pour les paie­ments, beau­coup de frais, des décla­ra­tions légales à faire vous-même, un logi­ciel par pratique, comp­tez faci­le­ment le double.

Si je dois ajou­ter l’ad­mi­nis­tra­tif pour étudier et choi­sir les statuts de l’en­tre­prise, les rendez-vous avec le comp­table pour la créa­tion, les rendez-vous à la banque pour créer le compte, étudier et choi­sir la mutuelle puis y sous­cri­re… j’ai peut-être passé deux semaines rien que sur l’ex­cep­tion­nel.