Faire plus de réunions

Je vois souvent des gens mili­ter contre les réunions. Mon expé­rience est oppo­sée. Faites des réunions, souvent, autant que néces­saire.

Faites les courtes, avec un ordre du jour précis commu­niqué à l’avance et avec un livrable en sortie : déci­sion prise, infor­ma­tion parta­gée, docu­ment édité en commun ou assi­gna­tion de tâches.

Se réunir c’est commu­niquer et colla­bo­rer. Je suis étonné que beau­coup ne se rendent pas encore compte que c’est le cœur du travail en entre­prise.

Je n’ai encore jamais croisé d’or­ga­ni­sa­tion malade d’un trop plein de réunions bien menées. L’op­posé est par contre assez facile à trou­ver.

Géné­ra­le­ment ces réunions sont néces­saires.

Le problème n’est pas dans l’exis­tence de la réunion mais dans l’ab­sence de travail réalisé avant (prépa­ra­tion, ordre du jour, envoi des docu­ments utiles pour que chacun ait le contexte et puisse l’étu­dier au préa­lable), pendant (pas de cadrage, pas de livrable, pas de fil conduc­teur, pas de suivi de l’ordre du jour, personnes qui parlent sans savoir ou qui lancent des discus­sions hors sujet, voire non construc­tives) ou après (pas de suivi, actions à faire non assi­gnées à des respon­sables, pas de commu­ni­ca­tion au reste de l’en­tre­prise, pas de prise en compte des déci­sions).

Du coup les réunions sont longues, semblent ne servir à rien (et souvent ne servent à rien). Les suppri­mer fait dispa­raitre l’ano­ma­lie visible mais ne répond pas du tout au besoin initial. On met juste la pous­sière sous le tapis en espé­rant que ça va bien se passer. C’est rempla­cer un mauvais fonc­tion­ne­ment par un autre.

Atten­tion toute­fois : Ne rédui­sez pas les réunions à la partie effi­cace. Quand vos réunions seront courtes et centrées sur les besoins opéra­tion­nels, quand vous aurez éliminé les temps morts et les échanges hors sujet… l’en­tre­prise va en souf­frir.

Il y a aussi besoin de respi­ra­tion. Il y a besoin du lien social où on demande à son voisin s’il a passé de bonnes vacances. Il y a besoin que la personne en face répète une énième fois la stra­té­gie ou le problème qu’il a, parce que tout n’est pas entendu la première fois. Il y a besoin que la personne à l’autre bout de la table parte parfois en hors sujet pour faire germer une idée ou remarque plutôt que de l’ou­blier l’ins­tant d’après.

Ceci n’est pas un plai­doyer pour un joyeux bordel, mais les temps morts et les déra­pages sont dans une certaine mesure essen­tiels à l’en­tre­prise et à son bon fonc­tion­ne­ment.

Une façon de voir c’est que les gens soient bien à l’heure, donc souvent cinq minutes en avance là où on se dit bonjour et où on créé le lien, et que les cinq à dix minutes suivant la réunion ne soient pas occu­pées, pour permettre aux gens d’échan­ger en mode « devant la machine à café ». Vous gardez la réunion effi­cace sans pour autant confondre les colla­bo­ra­teurs avec des robots.