Je vois souvent des gens militer contre les réunions. Mon expérience est opposée. Faites des réunions, souvent, autant que nécessaire.
Faites les courtes, avec un ordre du jour précis communiqué à l’avance et avec un livrable en sortie : décision prise, information partagée, document édité en commun ou assignation de tâches.
Se réunir c’est communiquer et collaborer. Je suis étonné que beaucoup ne se rendent pas encore compte que c’est le cœur du travail en entreprise.
Je n’ai encore jamais croisé d’organisation malade d’un trop plein de réunions bien menées. L’opposé est par contre assez facile à trouver.
Généralement ces réunions sont nécessaires.
Le problème n’est pas dans l’existence de la réunion mais dans l’absence de travail réalisé avant (préparation, ordre du jour, envoi des documents utiles pour que chacun ait le contexte et puisse l’étudier au préalable), pendant (pas de cadrage, pas de livrable, pas de fil conducteur, pas de suivi de l’ordre du jour, personnes qui parlent sans savoir ou qui lancent des discussions hors sujet, voire non constructives) ou après (pas de suivi, actions à faire non assignées à des responsables, pas de communication au reste de l’entreprise, pas de prise en compte des décisions).
Du coup les réunions sont longues, semblent ne servir à rien (et souvent ne servent à rien). Les supprimer fait disparaitre l’anomalie visible mais ne répond pas du tout au besoin initial. On met juste la poussière sous le tapis en espérant que ça va bien se passer. C’est remplacer un mauvais fonctionnement par un autre.
Attention toutefois : Ne réduisez pas les réunions à la partie efficace. Quand vos réunions seront courtes et centrées sur les besoins opérationnels, quand vous aurez éliminé les temps morts et les échanges hors sujet… l’entreprise va en souffrir.
Il y a aussi besoin de respiration. Il y a besoin du lien social où on demande à son voisin s’il a passé de bonnes vacances. Il y a besoin que la personne en face répète une énième fois la stratégie ou le problème qu’il a, parce que tout n’est pas entendu la première fois. Il y a besoin que la personne à l’autre bout de la table parte parfois en hors sujet pour faire germer une idée ou remarque plutôt que de l’oublier l’instant d’après.
Ceci n’est pas un plaidoyer pour un joyeux bordel, mais les temps morts et les dérapages sont dans une certaine mesure essentiels à l’entreprise et à son bon fonctionnement.
Une façon de voir c’est que les gens soient bien à l’heure, donc souvent cinq minutes en avance là où on se dit bonjour et où on créé le lien, et que les cinq à dix minutes suivant la réunion ne soient pas occupées, pour permettre aux gens d’échanger en mode « devant la machine à café ». Vous gardez la réunion efficace sans pour autant confondre les collaborateurs avec des robots.